A hatékony időgazdálkodás joggal tűnik elsőre félelmetes és megugorhatatlan feladatnak a 24/7-es készenállás, a szorító FOMO érzés és a végeláthatatlan multitasking korában. Egy jól kialakított – és személyre szabott – időmenedzsment stratégiával ugyanakkor nem csak a termelékenységed javíthatod, de a stressz szinted is jelentősen csökkentheted. Mutatjuk, hogyan fogj hozzá.
A cikk szerzője Győrfi Linda.
Az időgazdálkodás alapjai – hogyan alakíts ki stabil rendszert?
Hogy az időgazdálkodási stratégiád valóban érted dolgozzon, elsősorban céltudatos hozzáállásra, reális célkitűzésekre és gondolkodásra van szükséged.
Ezt követi az a lépés, amit fontossági sorrend felállításnak is nevezhetünk. Ez a tervezés, ütemezés, rendszerezés és a határidők felállításának szakasza. Végül pedig nem árt, ha az alkalmazkodóképességedet is aktiválod, hiszen az élet folyamatos változások sorozata, ahol mindannyiunknak meg kell tanulnia kellőképpen rugalmasaknak lenni.
Számos időmenedzsment stratégia létezik, ugyanakkor a hatékony időgazdálkodás egyik titka, hogy személyre szabd a különféle technikákat és módszereket. A cél, hogy megtaláld, melyek azok, amik az igényeidhez és jellemedhez a legoptimálisabban igazodnak. Bátran kísérletezz, a mások által kidolgozott módszereket kőbe vésett igazság helyett útjelzőként használva.
Mélyítsd el és tedd szokássá!
A hatékony időgazdálkodás valójában jól kialakított szokások sorozata. A szokásokról pedig tudjuk, hogy alakíthatóak, és sosincs késő változtatni rajtuk. De mennyi idő szükséges, hogy az időgazdálkodási módszereink a mindennapjaink fix részévé váljanak?
Ezt a kérdést a Healthline is körbejárta. Egy 2009-es kutatás szerint 18-254 nap szükséges ahhoz, hogy egy új szokást tudjunk kialakítani, ugyanakkor 66 nap szükséges ahhoz, hogy egy új habitus automatikussá válhasson az életünkben.
Fotó: Shutterstock
Időgazdálkodás tippek a gyakorlatban
A helytelen időgazdálkodás hatást gyakorolhat a közérzetedre, egészségedre is. Emiatt alulmotiváltnak, fáradékonynak, kedvetlennek érezheted magad. Ha életed számos területén produktívabb szeretnél lenni, szemezgess ezek közül a termelékenység-növelő időgazdálkodási módszerek közül!
- Fektess le személyre szabott időgazdálkodási célokat – mire szeretnéd, hogy több idő jusson az életedben, hol érzel hiányt, miben fejlődnél? A cél továbbra is a szokásaid lépésről lépésre történő formálása, hogy eredményesebb lehess mind a munkahelyen, mind a magánéletedben.
- Derítsd ki, milyen tevékenységekkel vesztegetsz el feleslegesen időt! (Például közösségi média, internetezés, személyes e-mailek olvasása és válaszok írása, elhúzódó telefonbeszélgetések, tévénézés?). Az időrabló tevékenységek azonosítására vezesd fel egy napodat egy papírra, vagy egy erre a célra készült applikációba.
- Ha megvannak az időrabló tevékenységeid, kezdj el dolgozni a kiküszöbölésükön, átformálásukon. Például tűzd ki célul, hogy munka közben egy hétig nem nézegeted a személyes e-mailjeidet, nem írsz üzeneteket, sem bejegyzéseket. Ha ezt megugorhatatlannak érzed, a közösségi médiát használhatod önmagad jutalmazására is. (pl. 30 perc munka után 5 perc netezés)
- Ha már egy ideje dolgozol rajtuk, ellenőrizd, mennyire hatékonyak az időgazdálkodási technikáid. Értél-e el velük tényleges változást az életedben? Hatékonyabbakká váltál-e általuk?
- Kezdd minden napodat az aznapra kitűzött teendők listázásával. Ezt a listát érdemes legfeljebb hat tevékenységre korlátozni, majd priorizálni, azaz rangsorolni azokat. Este ellenőrizd a listádat, és értékeld az aznapi tevékenységeid minőségét.
- Az optimális időgazdálkodás érdekében vezess be napi rutin(ok) at, és törekedj rendszeresen a betartásukra. Például reggeli rutinod részeként minden nap vesd be az ágyad, reggelizz egy finomat, olvass 10 percet, végezz valamilyen mozgást.
- Szabj időkorlátot a feladataidnak. Például napközben határozz meg időblokkokat, amikor az emailjeidet kezeled, szánj kitüntetett időt a kreativitást igénylő feladatok elvégzésére (lehetőleg nap elején) stb.
- Tűzz ki határidőket a nagyobb célok elérésére – természetesen a rugalmasság, az alkalmazkodás elvét figyelembe véve.
Bónusztippek a Tartsuk kézben hétköznapjainkat! című könyvből
A Jocelyn K. Glei szerkesztésében magyarul is megjelent kötet egy sor napi rutin kialakításához és ötletek megvalósításához alkalmazható megoldási lehetőséget vet fel, amit az időgazdálkodás profijaitól leshetünk el. A kedvenceink:
- Az értékes időnket elrabló démonokkal előbb-utóbb mindenkinek szembesülnie kell. Hiszen ezek az első látásra jelentéktelennek tűnő tevékenységek gördítenek akadályt a nagyobb és érdemesebb céljaink megvalósulása elé.
- Valójában nem is az ötleteink azok, amik számítanak, hanem a megvalósításuk. (Scott Belsky)
- Az optimális időgazdálkodás érdekében törekedjünk arra, hogy mindennapjainkban a kreatív munka előzze meg a reaktív munkát. Vagyis az alkotó jellegű munka minden esetben élvezzen előnyt a telefonbeszélgetések, a levelekre adott válaszok helyett. (Mark McGuiness)
- Az ideálisnak mondható napi rutin összetevői a következők lehetnek: figyelembe vesszük aznapi energiaszintünket – így, amikor a nap folyamán magas energiaszinttel rendelkezünk, használjuk ki produktívan. Legyenek szertartásaink (például: meditáció, megnyugtató háttérzene, hangulatos környezet stb.)
- A rendszeresség komoly segítség a hatékony munkavégzésben és naprakészen tartja ötleteinket. Sokszor tapasztalhatjuk, hogy a legnehezebb feladat belevágni teendőink sűrűjébe. Ha azonban benne vagyunk a munkában, akkor jobban látjuk az összefüggéseket, felszabadítjuk önmagunkat a korábbi nyomás alól. (Gretchen Rubin)
- A rosszul meghatározott, helytelenül és erőltetetten kiválasztott időgazdálkodás stratégiák nem hozzák meg a várt sikert számunkra. Fontos, hogy legyen egy rendszeres, bevett gyakorlat(sor)unk, amit folyamatosan a megszokott módon művelünk. Igen, még akkor is (vagy éppen akkor), ha egyáltalán nincs kedvünk elvégezni az előttünk álló feladatot. A félelem és az ellenállás gátolhatnak bennünket a megbízható napi rutin kialakításában. (Seth Godin)
Még több hatékony időgazdálkodás tippért látogass el a The Doist blogra!
Főkép: Shutterstock
