“Az évtervezés valahol a céljaink megtervezéséről szól” – Interjú Tóth Edinával, a Planner For You alapítójával

Miért érdemes belevágni az évtervezés feladatába?

Tóth Edina: Az évtervezés valahol a céljaink megtervezéséről szól. Ahhoz, hogy a céljainkhoz közelebb tudjunk jutni, elengedhetetlen, hogy ezeket előre, dedikáltan átgondoljuk és leírjuk magunknak.  Ezt szeretném kiemelni: nagyon fontos, hogy leírjuk a céljainkat, mert ha csak a gondolatainkban vannak ott, akkor a mindennapi teendők felül fogják írni őket. Tehát az első dolog ahhoz, hogy közelebb jussunk a céljainkhoz akár a szakmai életünkben, akár a magánéletünkben, hogy megtervezzük a lépéseket.

A másik, hogy a boldogság nagyon sokszor abból fakad, hogy kihívást állítunk saját magunk elé, és megugorjuk azt. Ezáltal úgy érezzük majd, hogy tényleg haladunk előre. Célok nélkül gyakran csak sodródunk az életben, és nincsenek visszajelzések arról, hogy igen, ezt is megcsináltam!

Szükségünk van erre, hogy büszkék lehessünk magunkra, és az évtervezés ehhez is hozzájárul.

Hogyan tudunk úgy célt tervezni, hogy ne két hétig tartson a lelkesedésünk?

Tóth Edina: Általában két főbb oka van, ha a lelkesedésünk alábbhagy.

Az első ok, hogy nem konkretizáljuk a céljainkat. Az egészség példáját hoznám, mert az emberek nagy része év elején megfogadja, hogy akkor én most egészségesebb leszek! De ez egy túlságosan általános dolog, és ez az egyik legnagyobb oka annak, hogy két hét után nem tudjuk tartani a fogadalmat.

Két hétig visz a motiváció, a lendület, aztán jönnek a feladatok, és ami nem konkrét, azt az agyunk kiszelektálja. Erre az a megoldás, hogy mindig bontsuk le a konkrét célokat amennyire lehet. A példánál maradva az egészség sok mindent magába foglal, úgy mint a táplálkozás, a stresszkezelés, az alvás. Ezek mind-mind külön részterületek, amikre mind lehet konkrét célt megfogalmazni.

A másik ok, hogy nagyon sokszor nem is tervezünk olyan szempontból, hogy az adott cél hogyan fog beleférni a napjainkba. Megfogalmazzuk a célt, de minden megy a megszokott kerékvágásban, nem változtatunk akár a napi, akár a heti rutinunkon. Viszont a célok megvalósításához mindig idő kell.

Például nézzük egy edzés betervezését, ha addig nem edzettünk: minimum 45 perc-60 perc az edzés ideje, plusz ha nem otthon edzünk, még oda kell utazni, haza kell érkezni a helyszínről. Ez másfél-két óra a napunkból.

Ugyanígy idő, ha valamiben fejlődni akarunk, akár egy új szakmát tanulnánk, akár önmagunkat fejlesztenénk. Mindig előre ki kell számolni, hogyan fognak beleférni a napjainkba a különböző célok. Én azt javaslom, hogy tervezzük meg heti szintre lebontva, hogy mikor mivel foglalkozunk.

Ha anyagi szinten szeretnénk előrelépni például autó- vagy lakásvásárlással, írjuk fel, mennyit kell havonta félretennünk ehhez a célhoz. Ezt vegyük bele az évtervezésbe, és látni fogjuk, hogy melyik hónapban hogyan sikerült mindez, és a következő hónapokban hogyan tudunk korrigálni.

A reflektálás nagyon fontos, hogy hosszú távon az életünkben maradjanak a célok.

Hogyan konkretizáljunk?

Tóth Edina: A konkretizálás úgy történik, hogy meghatározunk egy mérőszámot.

Ez lehet akár gyakoriság, tehát például heti háromszor-négyszer elmegyek edzeni, vagy akár időintervallumon belül terjedő dolog, például alszom legalább 7,5 órát. Ezáltal már konkrétabb a dolog, és jobban látjuk azt, hogy hogyan illeszthetőek ezek a napjainkba, heteinkbe.

Sokszor azért is bukunk el a céljaink, újévi fogadalmaink kapcsán, mert nem megy magától a dolog, nem sikerül minden nap mindent tökéletesen megcsinálni, ezért felhagyunk velük. Figyelembe kell vennünk, hogy mindannyian emberek vagyunk, vannak külső helyzetek, például egy túlóra, vagy egy betegség, amelyek letérítenek minket a saját utunkról. Ez az emberi élet velejárója, nem kell miatta aggódni, de fontos, hogy ha ez megtörténik, akkor álljunk meg egy pillanatra és nézzük meg, mi csúszott el. Ha ezt megtesszük, akkor a konkrétumok segítségével vissza tudunk térni az eredetileg elkezdett útra.

Milyen hibákat vétünk még az évtervezés során úgy, hogy akár észre sem vesszük?

Tóth Edina: Amikor évet tervezünk, akkor bennünk van, hogy egész évre tervezzük a célokat. Viszont nagyon sok esetben nem szükséges 12 hónap ahhoz, hogy meg tudjuk valósítani a céljainkat, lehet, hogy elég 4-5-6 hónap is. Nyilván vannak olyan célok, amikhez tényleg kell tizenkettő, de ez is időmenedzsment hiba tud lenni, hogy nem konkretizálunk határidőt az éven belül. Ilyenkor könnyebben kényelmesedünk el. Januárban, februárban, de még márciusban is azt érezzük, hogy rengeteg időnk van, de aztán sok minden történik és hirtelen ott állunk év végén, és azt látjuk, hogy a felírt céljainkból csak a töredékük teljesült.

Ha viszont elosztjuk akár hónapokra lebontva, hogy melyik hónapban melyik céllal szeretnénk foglalkozni, melyiket tesszük fókuszba, akkor sokkal nagyobb a valószínűsége, hogy tényleg meg fogjuk őket valósítani.

Alapvetően fontos időmenedzsment szempontjából, hogy nem szabad mindig mindent egyszerre elkezdeni. Legyen egy fokozatosság, és ne azonnal azt várjuk el magunktól, hogy ha eddig nem edzettünk, akkor innentől kezdve heti hatszor fogunk elmenni mozogni. Kizárt dolog, hogy meg tudjuk ezt valósítani, de ez nem is baj. Ne várjunk el ilyen dolgokat magunktól, mert ha már csak kétszer-háromszor elmegyünk edzeni, azzal is sokkal többet teszünk magunkért, mint amikor korábban csak néha-néha, vagy egyáltalán nem is jártunk mozogni.

Ha megfogadjuk, hogy minden nap futni fogunk, azt télen elkezdeni elég kontraproduktívnak tűnik. Amikor pedig nem sikerül, akkor marad egyfajta bűntudat.

Tóth Edina: Így van, ez nagyon jó példa. Nem fogunk elkezdeni télen futni, mert addig, amíg nem épül be a szokás a napjainkba, addig hóesésben, esőben, vagy nagyon hidegben biztos nem fogunk elindulni a futócipőnkben. Ugyanígy az életmódváltást sem feltétlenül a karácsonyi időszakban a legjobb elkezdeni.

Az első és legfontosabb dolog, hogy mindig vegyük számításba a külső körülményeket. Itt nem arról van szó, hogy azokat hibáztassuk, ha valami nem sikerül. De van egy egészséges egyensúly, hiszen nem egy steril környezetben élünk, ahol gyakorlatilag semmi nem hat ránk.

Ott van a munkánk, az érzelmeink, és egy érzelmileg megterhelőbb időszakban valószínűleg kevésbé fogunk tudni a céljainkra összpontosítani. Érdemes leülni és átgondolni azt, hogy a különböző hónapjaink hogyan fognak alakulni. Példának okáért minden munkában vannak olyan időszakok, amelyek sűrűbbek. De ott van az év vége, ami megerőltetőbb, ezesetben mondhatjuk, hogy nem 12 hónapra tervezünk, hanem októberre szeretnénk elérni a kitűzött a célt. De jó példa a nyári szezon is, amikor sok a családi összejövetel, az esküvő, az utazás. Vegyük figyelembe, hogy nem biztos, hogy lesz időnk mondjuk az önfejlesztéssel vagy mással foglalkozni a munka és a programok mellett.

Az évtervezés folyamatában lényeges végignézni, az előző évek tapasztalataiból kiindulva és előre is tekintve,  hogy melyek azok a hónapok, amikor akár több céllal is el tudunk kezdeni foglalkozni.

Állítsunk fel saját magunknak egy prioritást, hogy mi az, ami nekünk most a legfontosabb, illetve nézzük meg, hogy a célok között van-e esetleg összefüggés. Ilyenkor szépen párhuzamba lehet őket állítani, vagy egymás után elkezdeni megvalósítani őket, mert lehet, hogy az egyik cél segíti a másik megvalósulását.

Fotó: Pexels

Van mennyiségi korlátja annak, hogy mennyi célt érdemes beterveznünk?

Tóth Edina: Én azt szoktam javasolni, hogy éves szinten maximum 12-14 célt tűzzünk ki, ami gyakorlatilag azt jelenti, hogy egy hónapra egy célnak az elkezdése jut. Nyilván a megvalósítás tovább fog tartani, mint egy hónap, de ha egy hónap alatt már szokássá alakul valami, akkor sokkal könnyebb folytatni. Egy hónapban maximum két-három cél megvalósításának kezdjünk neki. Lesznek olyan hónapok, amikor nem érdemes új cél megvalósítását betervezni, mert bőven elég az a megterhelés, ami a mindennapokban ér minket.

Ha látjuk előre a tervezésnél, hogy a június és a július utazások, programok miatt szinte teljesen ki fog esni, akkor tervezzük úgy, hogy májusban kettő és augusztusban is kettő cél kerül fókuszba.

Tartsuk észben, hogy nem gond, ha valaki ennél kevesebb célt fogalmaz meg. Nincs szabály, hogy ennyit kell és akkor leszünk jók. Teljesen jó, ha csak kettő célunk van, vagy akár az is lehet, hogy nincs egy sem, és most csak pihenni szeretnénk, mert előző évben teljesült egy nagyobb volumenű célunk.

Hogyan határozhatjuk meg egy cél volumenét és hogyan arányosítsuk őket az évtervezésben?

Tóth Edina: A volument úgy érdemes meghatározni, hogy körülbelül mennyi idő kell a dolog megvalósításához. Ha több idő kell, akár egy év, vagy több, az egyértelműen nagy volumenű cél, ami minden hónapban ott lesz velünk a háttérben. Egy költözés tipikusan ilyen. Készül rá az ember, utánajár, kiválasztja a lakást, majd pakol és költözik. Mindez akár másfél évet is felölelhet.

A kisebbeket egy-két hónap alatt be tudjuk építeni az életünkbe. A kisebb volumenű célok lényegében új szokások, amik általában 6-8 hét alatt beépülnek, és utána már furcsább lenne, ha nem lennének a napjaink részei. Ezek a célok azok, amikre egy-két hónapig nagyon tudatosan oda kell figyelni, aztán már megy minden a maga útján. A közepes az, ami 5-6-7-8 hónap alatt megvalósítható, úgyhogy itt mindig tudunk a hónapok számára támaszkodni.

Ha az arányokat nézzük, akkor én azt mondanám, hogy maximum kettő nagyobb volumenű célt érdemes megnevezni egy évre, a többi pedig legyen kisebb vagy közepes volumenű. 

Hogyan tudunk megbirkózni azzal, ha azt látjuk, hogy nem fog megvalósulni az összes célunk, vagy egy adott cél?

Tóth Edina: Ilyenkor mindig érdemes visszatekinteni és megnézni, hogy tulajdonképpen miért nem valósult meg az adott cél. Általában fele-fele arányban valamilyen külső ok miatt és azért, mert mi magunk valamit nem jól csináltunk. Lehet, hogy volt egy olyan dolog, amit nem láthattunk előre. Akár egy előléptetés vagy munkahelyváltás, amibe a betanulás nagyobb energiabefektetés, emiatt nem biztos, hogy marad energiánk bármilyen más cél megvalósítására.

A legfontosabb üzenetnek azt tartom, hogy fogadjuk el, hogy mindannyian emberek vagyunk, mindannyian hibázunk. Mindig hangsúlyozom, hogy ne a tökéletességre törekedjünk, mert az gyakorlatilag lehetetlen.

De nézzük meg, mi volt az ok. Például nem határoztunk meg időt a célnak a hetünkben, vagy nem konkretizáltunk? Elhittük, hogy van még időnk, de aztán kiderült, hogy nincs? Nehéz dolog, amikor szembe kell nézni magunkkal. Viszont, ha megkerestük a hibát és tudatosítottuk magunkban, akkor ki tudunk dolgozni egy stratégiát a következő évre, vagy a következő időszakra.

Milyen időközönként érdemes ránéznünk a céljainkra?

Tóth Edina: Nem szabad csak arra hagyatkozni, hogy egyszer felírtuk a céljainkat, időről-időre érdemes átnézni ezeket, és hogy mit sikerült megvalósítani belőlük. Azt szoktam javasolni, hogy minden hónap elején vagy az előző hónap végén nézzük át, amit felírtunk.

Ha esetleg ezt kihagyjuk, akkor háromhavonta mindenféleképpen tegyük meg. Így átláthatjuk az évet, és ha esetleg március végén rájövünk, hogy nem sikerült úgy megvalósítani a dolgokat, ahogy terveztük, akkor még mindig van kilenc hónapunk.

Ezzel elkerülhetjük a bűntudatot. Látjuk majd, hogy amit fókuszba tettünk az adott hónapokban, az megvalósult-e. Folyamatosan tudunk majd reflektálni önmagunkra, így nem év végén szembesüljünk azzal, hogy nem tudtuk a céljainkat megvalósítani.

Milyen eszközök a legpraktikusabbak az időmenedzsment szempontjából? 

Tóth Edina: Mindenki ki tudja választani azt az időmenedzsment eszközt, ami az ő életében a praktikusabb. Ez nagyon emberfüggő. Van, aki nagyon szeret írni, és szereti a célokat leírva látni. De ha valaki felméri előre a helyzetet, és azt látja, hogy ha egy határidőnaplóba vagy egy füzetbe felírná a céljait, akkor azok bekerülnek a fiókba, és talán decemberben találná meg újra, annak nem sok értelme van. Akkor inkább nyissunk egy jegyzetet a telefonon, ami mindig ott van előttünk.

Ha határidőnaplót választunk figyeljünk, hogy legyen benne hely a céltervezésre. Ha nem találunk ilyet, érdemes egy szép kis füzetet venni saját magunknak. Nagyon sokan szeretjük ezeket a papír-írószer dolgokat, és adhat egy plusz motivációt, hogy egy szép füzet ott van az íróasztalunkon, amiben mindig rá tudunk nézni a terveinkre.

Sokan keresnek valamilyen képet, ami összefügg a céljaikkal, és azokat összegyűjtik vision board-szerűen. Mivel sokan vizuális típusok vagyunk, ez sokat segíthet, mert könnyebben megmaradnak a képek a gondolataikban. Érdemes kísérletezni, és akár együtt használni őket, mintegy ráerősítésként.

További időszervezés tippekért kövesd Edinát a Planner For You oldalán!

 

Kiemelt kép: Shutterstock